Politique de confidentialité

CubeBooks est conçu et exploité par iCubeLabs, établie à Laval, Québec, Canada. Nous sommes responsables des renseignements personnels décrits dans cette politique. Tu peux nous écrire à privacy@cubebooks.ai pour toute question sur cette page.

Cette politique couvre l'application Web CubeBooks, les applications iOS et Android, et le site cubebooks.ai.

Trois types de renseignements, et rien de plus.

• Renseignements de compte : ton nom, ton adresse courriel, le nom de ton entreprise, ainsi que le pays et la province ou l'État où tu produis tes déclarations fiscales. C'est ce qui t'identifie et détermine quelles règles fiscales s'appliquent.
• Tes livres : factures, factures fournisseurs, reçus, dépenses, écritures de journal, dossiers de paie, contacts clients et fournisseurs, et transactions bancaires que tu importes ou connectes. Ce sont les données de ton entreprise. Elles comprennent des renseignements personnels sur des tiers, comme le nom d'un client sur une facture, que tu fournis et dont tu demeures responsable.
• Renseignements d'utilisation : les écrans que tu ouvres et les fonctions que tu utilises, ainsi que les rapports d'erreur quand quelque chose échoue. Nous nous en servons pour trouver les défauts et décider quoi construire ensuite.

Nous ne recueillons pas de données de localisation, nous ne lisons pas les contacts de ton appareil, et nous n'utilisons ni publicité ni outils d'analyse de tiers dans le produit.

Pour faire fonctionner le service que tu paies : tenir tes livres, produire tes états et tes déclarations, envoyer les factures et les rappels que tu nous demandes d'envoyer, et te répondre quand tu contactes le soutien.

Pour te facturer, sécuriser ton compte et respecter nos propres obligations légales : les registres comptables canadiens sont assujettis à des délais de conservation prévus par la loi, qui s'appliquent à nous comme à toi.

Nous ne vendons pas tes renseignements, nous ne les louons pas, et nous ne les communiquons à personne pour son propre marketing.

CubeBooks lit les documents que tu téléverses et en tire des brouillons d'écritures comptables, transcrit ce que tu dictes et, si tu actives la réceptionniste, parle avec les personnes qui appellent le numéro de ton entreprise. Ces fonctions envoient le contenu pertinent à des fournisseurs spécialisés pour traitement : Anthropic et OpenAI pour la langue et la transcription, Vapi et Twilio pour la téléphonie.

Ce qui est envoyé se limite à ce dont la tâche a besoin : le document en cours de lecture, la phrase en cours de transcription, l'appel en cours de traitement. Selon nos ententes avec ces fournisseurs, ton contenu n'est pas utilisé pour entraîner leurs modèles.

Les écritures automatisées sont des brouillons. Rien n'est comptabilisé dans tes livres, et aucun paiement n'est jamais prélevé, sans l'approbation d'une personne.

Lorsque la réceptionniste fait ou reçoit un appel, elle s'identifie comme une assistante automatisée, et les appels ne sont enregistrés que si tu as activé l'enregistrement et que la loi applicable le permet.

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs de services, chacun pour une seule tâche, chacun tenu par contrat de traiter tes renseignements uniquement selon nos instructions.

• Supabase : base de données de l'application, stockage de fichiers et authentification.
• Stripe : paiements d'abonnement. Les numéros de carte vont directement à Stripe et n'atteignent jamais nos serveurs.
• Plaid : connexions aux comptes bancaires, si tu choisis d'en connecter un.
• Anthropic et OpenAI : compréhension des documents, rédaction et transcription.
• Vapi et Twilio : la réceptionniste vocale et les appels sortants, si activés.
• Google, Intuit QuickBooks, Xero et Dext : seulement quand tu importes depuis ces services, et seulement pour cette importation.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, ou pour protéger nos droits ou la sécurité d'une personne. Si nous sommes un jour contraints de remettre tes dossiers, nous te le dirons, sauf si la loi nous l'interdit.

Tes livres sont stockés au Canada. Certains des fournisseurs ci-dessus traitent des données aux États-Unis et dans l'Union européenne, ce qui signifie que tes renseignements peuvent être transférés hors du Canada et être accessibles aux autorités de ces territoires en vertu de leurs propres lois.

Nous le disons clairement parce que la Loi 25 du Québec l'exige, et parce que c'est le genre de chose qu'une politique ne devrait pas cacher.

Tant que ton compte est ouvert, nous conservons tes livres pour que tu les aies. Quand tu fermes ton compte, nous supprimons tes données dans les 30 jours, à une exception près : les dossiers que les lois fiscales et sur les sociétés nous obligent à conserver, que nous gardons pendant la période prévue par la loi et n'utilisons à aucune autre fin.

Les sauvegardes sont conservées 35 jours puis écrasées : une suppression peut donc prendre jusqu'à ce délai pour disparaître de toutes les copies.

Tu peux consulter ce que nous détenons, le corriger, l'exporter ou le faire supprimer. Tu peux faire la plupart de ces démarches toi-même : Paramètres offre une exportation complète des données de ton entreprise, et Paramètres → Compte permet de supprimer ton compte.

Pour tout ce que tu ne peux pas faire dans l'application, écris à privacy@cubebooks.ai et nous répondrons dans les 30 jours. Si tu es au Québec et que notre réponse ne te satisfait pas, tu peux porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information; ailleurs au Canada, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Tes données sont chiffrées en transit et au repos, l'accès est cloisonné pour qu'une entreprise ne puisse pas lire les livres d'une autre, et l'accès administratif est limité aux personnes qui en ont besoin. La page Sécurité donne plus de détails.

Si un incident de confidentialité te fait courir un risque de préjudice sérieux, nous t'en aviserons, ainsi que l'autorité de réglementation concernée, comme l'exigent la Loi 25 et la LPRPDE.

CubeBooks est un produit destiné aux entreprises et ne s'adresse à personne de moins de 16 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants.

Si nous modifions cette politique de façon importante, nous te le dirons dans l'application avant l'entrée en vigueur, et la date en haut de la page changera. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.